Setzt Ihr Unternehmen bereits künstliche Intelligenz ein?
Nutzen Sie sie mit klaren Regeln, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Künstliche Intelligenz ist längst Teil betrieblicher Abläufe: bei E-Mails, der Analyse von Dokumenten und Daten, der Erstellung von Inhalten, der Personalauswahl, im Kundenservice und bei operativen Entscheidungen. Häufig wird sie jedoch eingesetzt, bevor das Unternehmen festgelegt hat, wer welche Systeme mit welchen Daten und unter welchen Kontrollen nutzen darf.
Loyce Legal begleitet Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln, erwerben oder einsetzen. Wir erfassen die tatsächlichen Anwendungsfälle, bestimmen die anwendbaren Pflichten und entwickeln Richtlinien, Verfahren und Verträge, die Innovation ermöglichen und zugleich Daten, Menschen, Know-how und Reputation schützen.
ERSTBERATUNG ANFRAGEN
Warum eine KI-Richtlinie auch ohne offizielles KI-Projekt notwendig ist
Das häufigste Risiko besteht nicht darin, dass keine künstliche Intelligenz vorhanden ist, sondern darin, dass sie ungesteuert genutzt wird: über private Accounts, nicht freigegebene Anwendungen oder durch die Eingabe betrieblicher Informationen in externe Plattformen, ohne deren Speicherung oder Weiterverwendung zu kennen. Dieses Phänomen wird als „Shadow AI“ bezeichnet.
Eine allgemeine Musterrichtlinie aus dem Internet genügt nicht. Eine wirksame KI-Richtlinie muss von den tatsächlichen Systemen und Prozessen des Unternehmens ausgehen und festlegen:
• welche Systeme freigegeben sind und welche Nutzungen verboten sind oder einer vorherigen Genehmigung bedürfen;
• welche Daten und Dokumente nicht in KI-Systeme eingegeben werden dürfen, mit besonderen Regeln für personenbezogene Daten, vertrauliche Informationen und Geschäftsgeheimnisse;
• wann eine menschliche Kontrolle zwingend erforderlich ist und wer für die endgültige Entscheidung verantwortlich bleibt;
• wie Zuverlässigkeit, Vollständigkeit und mögliche Diskriminierungen in KI-Ergebnissen geprüft werden;
• wie Fehler, Vorfälle oder missbräuchliche Nutzungen gemeldet und die Regeln regelmäßig aktualisiert werden.
Die KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber außerdem, bei den Personen, die mit KI-Systemen arbeiten, für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz zu sorgen. Richtlinie und Schulung müssen daher aufeinander abgestimmt und an die jeweiligen Rollen und tatsächlichen Risiken angepasst werden.
Was muss ein Unternehmen beim Einsatz von KI steuern?
Die KI-Verordnung behandelt nicht alle Systeme gleich. Die Pflichten hängen von der Rolle des Unternehmens, dem Zweck des Systems und dem konkreten Einsatzkontext ab. Gleichzeitig gelten Datenschutzrecht, Arbeitsrecht, Rechte des geistigen Eigentums, Vertraulichkeitspflichten und vertragliche Regelungen weiter.
Eine wirksame Governance muss deshalb insbesondere folgende Bereiche aufeinander abstimmen:
• Erfassung der eingesetzten Systeme und Anwendungsfälle, einschließlich jener Anwendungen, die einzelne Abteilungen eigenständig eingeführt haben;
• Einstufung nach der KI-Verordnung und Bestimmung der Pflichten des Unternehmens als Anbieter, Betreiber, Einführer oder Händler;
• Schutz personenbezogener Daten, gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzung, Zugriffssicherheit und Aufbewahrung von Informationen;
• Einsatz von KI in Arbeitsverhältnissen sowie bei Auswahl und Bewertung von Beschäftigten, mit besonderem Augenmerk auf Transparenz, menschliche Aufsicht und Diskriminierungsrisiken;
• Rechte an Texten, Bildern, Software und sonstigen Inhalten, die mit KI erzeugt oder bearbeitet werden, sowie deren zulässige Nutzung;
• Verträge mit Anbietern und SaaS-Plattformen, einschließlich Leistungsniveau, Auditrechten, Datennutzung, Unterauftragnehmern, Vorfällen und Haftungsverteilung;
• Abstimmung mit Datenschutz, Cybersicherheit, internen Verfahren und - sofern vorhanden - dem Organisationsmodell nach GvD Nr. 231/2001.
Das Ergebnis eines KI-Systems ist keine eigenständige Entscheidung. Das Unternehmen bleibt dafür verantwortlich, wie das System ausgewählt, konfiguriert und eingesetzt wird. Die menschliche Kontrolle muss daher tatsächlich wirksam, fachkundig und nachweisbar sein.
Von der Bestandsaufnahme zur KI-Richtlinie: ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittener Weg
Loyce Legal arbeitet nach einer praxisorientierten Methode. Sie soll Innovation nicht ausbremsen, sondern Maßnahmen dort konzentrieren, wo tatsächlich Risiken bestehen.
1. Bestandsaufnahme. Wir erfassen die bereits eingesetzten Systeme, betroffenen Prozesse, verarbeiteten Daten und beteiligten Personen.
2. Rechtliche Risikobewertung. Wir prüfen KI-Verordnung, Datenschutz, Arbeitsrecht, geistiges Eigentum, Verträge und Compliance und unterscheiden zwingende Pflichten von lediglich empfohlenen Maßnahmen.
3. Governance. Wir definieren Rollen, Verantwortlichkeiten, Genehmigungen, Kontrollstufen und Abläufe für die Freigabe neuer Systeme.
4. Dokumentation. Wir erstellen KI-Richtlinie, Arbeitsanweisungen, Systemverzeichnis, Lieferantenklauseln, Informationen und Verfahren für Vorfälle und regelmäßige Überprüfungen.
5. Schulung und Aktualisierung. Wir entwickeln unterschiedliche Formate für Management, HR, Legal, IT, Compliance und Anwender und halten das System mit der rechtlichen und technologischen Entwicklung auf dem aktuellen Stand.
Das Ergebnis ist kein Aktenordner, der im Archiv verbleibt, sondern ein verständliches Regelwerk für den Arbeitsalltag: klar für Beschäftigte, überprüfbar für das Management und belastbar gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und Behörden.
Warum Loyce Legal?
Für einen KONTROLLIERTEN KI-EINSATZ.
Wir gehen davon aus, wie KI im Unternehmen tatsächlich genutzt wird. Wir unterscheiden risikoarme Anwendungen von jenen, die Genehmigungen, Bewertungen oder strengere Kontrollen erfordern, und vermeiden unnötig abstrakte Regeln.
Zum Schutz von DATEN, MENSCHEN UND KNOW-HOW.
Eine wirksame Richtlinie verringert das Risiko, dass vertrauliche Informationen, personenbezogene Daten oder geschützte Inhalte offengelegt oder unzulässig genutzt werden. Wir schaffen klare Regeln und erkennbare Verantwortlichkeiten.
Um INNOVATION UND COMPLIANCE zu verbinden.
Unser Team verbindet KI-Verordnung, Datenschutz, Arbeitsrecht, geistiges Eigentum, Vertragsrecht und Organisationsmodelle nach GvD Nr. 231/2001. Das Unternehmen erhält eine abgestimmte Lösung, die sich an seinen operativen Prioritäten orientiert und nicht aus voneinander getrennten Einzelgutachten besteht.